I.- CONCEPTO DE ARCHIVO. EL PAPEL DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA EN EL ORGANIGRAMA ARCHIVÍSTICO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA
PROFESOR: Ana María Herrero Pascual
1.- Concepto de Archivo:
1.1 Concepto erróneo de archivo
1.2 Concepto real de archivo (El archivo como servicio a la administración y a los ciudadanos)
. Práctica Que los alumnos indiquen por escrito que documentos forman parte de un archivo personal o familiar, de un colegio...con el fin de que comprendan que los archivos se forman de forma espontánea y natural.
1.3 Clases de archivos:
. Según su adscripción
. Según su ámbito de actuación
. Según la antigüedad de los documentos.
. Práctica: Citar archivos y que los alumnos indiquen a que clase pertenecen.
1.4 Diferencias entre archivos y otros centros de información documental
1.5 Concepto del documento de archivo. Elementos diferenciadores
1.5.1. Soporte de los documentos y clases (documentos textuales, figurativos...)
1.5.2. Valores del documento de archivo
. Práctica: Enumerar documentos de uso corriente (nóminas, escritura de compra de una casa, recibo de la luz, etc. ) y que los alumnos indiquen el valor que tienen.
2.-El Sistema Archivístico de una Administración
2.1 El ciclo vital de los documentos
2.2 Edades de los documentos.
2.3 Tipos de Archivos
.. Práctica: Citar distintos archivos y que los alumnos indiquen a que tipo pertenecen.
3.- El Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
II ARCHIVOS DE OFICINA (I) CUESTIONES PREVIAS . PROFESOR: Vicente Montojo Montojo
- Concepto y funciones de los archivos de oficina
- Concepto de tipo y serie documental
. Series únicas
. Series paralelas
. Práctica: Se les dará a los alumnos un impreso en blanco de funciones y tipos para que cada uno trate de identificar las series que produce su oficina.
- Los documentos de los archivos de oficina_
1.- Expedientes
- Expedientes sometidos a procedimiento
- Expedientes no reglados.
- Práctica: Llevar un expediente de cada tipo y verlo con los alumnos.
- Partes del Expediente:
- Documentos (originales, no originales, de contenido esencial, de enlace)
- Práctica: Repartir un expediente para cada cinco alumnos y ver los documentos explicando lo anterior.
- Carpetilla
- Extracto o resumen
- Relación de Contenido
- Práctica: Con el mismo expediente que en el ejemplo anterior explicar estas tres últimas partes del expediente.
- Tramitación del Expediente: Iniciación, procedimiento y finalización
- Práctica: ver las distintas partes con un expediente,
2.- Correspondencia
3.- Registros
4.- Documentación de apoyo informativo
- Práctica: Llevar ejemplos de todos estos documentos.
III ARCHIVOS DE OFICINA (II) ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA. PROFESORA: María Ángeles Jover Carrión
- La clasificación. Su filosofía y principios. El cuadro de clasificación de un archivo de oficina.
. Práctica: Elaborar el cuadro de clasificación de una oficina, o bien que por grupos lo elaboren los alumnos
- La ordenación. Sus métodos. Sistemas de codificación y ordenación de las series.
. Práctica: hacer prácticas de ordenación alfabética, dando distintos apellidos y nombres.
- Organización de expedientes. El orden de los documentos dentro de un expediente.
. Práctica: Hacer grupos de 5 personas y repartir a cada grupo un mismo expediente y ordenarlo.
- La descripción en los archivos de oficina
-Instalación de los archivos de oficina (Tipos de cajas, carpetas suspendidas, ...)
.Práctica: Llevar alguna caja homologada, catálogos de mobiliarios, explicar ventajas e inconvenientes de los distintos sistemas de instalación.
- Normas de funcionamiento:
- registros
- consulta documentos.
- Expurgos:
- Duplicados
- Documentación de apoyo informativo
Si hubiera tiempo, hacer una breve mención a la preservación de los documentos y las causas de su deterioro.
IV LAS TRANSFEREANCIAS DOCUMENTALES DESDE LOS ARCHIVOS DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL/ LOS PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS. Profesor: Javier Castillo Fernández
- Las transferencias:
- Definición
- Utilidad y necesidad
- El calendario de transferencias
- Ordenación de la documentación
- La relación de entrega
- Normas para preparar y realizar transferencias al Archivo General de la Región de Murcia
- Práctica: cumplimentar un impreso de transferencia
- Los préstamos:
- Solicitantes
- Procedimiento
- Practica:
V CLASE PRÁCTICA
Documentos del Archivo Histórico Provincial
Documentos del Archivo General de la Región
Valoración del profesorado y curso
Visita al Archivo.
